Jak vytvořit dobrý email

Emailová komunikace je v dnešní době základním prostředkem pro dorozumívání mezi prodejcem a zákazníkem. Tvoří nezbytnou součást každého podnikání, proto je důležité znát všechny náležitosti, které musí email mít. 

Správně oslovujte

Mnoho lidí má univerzitní tituly, kterými je vhodné je oslovovat. Ve velmi formální komunikaci můžete použít oslovení např. "Vážený pane inženýre", ale v běžném emailu Vám postačí "Dobrý den, pane inženýre". Neznáte-li titul, držte se oslovení příjmením.

Na co si dát pozor: Nezapomínejte skloňovat. Oslovení "Dobrý den, pane Novák" nepůsobí vůbec profesionálně. Většina českých příjmení se skloňuje poměrně jednoduše, tak proč toho nevyužít. Pokud si nejste jistí, jak příjmení dotyčného sklonit, zkuste použít titul nebo zvolte pouze pozdrav. Pozdrav bez oslovení však nepůsobí osobně, proto si raději zkuste vždy zjistit potřebné informace.

Buďte konstruktivní

Komunikaci veďte konstruktivně. Stručně vysvětlete problém, se kterým se na příjemce obracíte. Dále popište, co požadujete. Snažte se mluvit k věci a nezahlcovat příjemce dlouhým textem. Detailní informace je stejně lepší sdělit po telefonu.

Členění textu

Text emailu by měl mít několik částí: oslovení, hlavní část a pozdrav s podpisem. Někdy se ještě objevuje P.S., ovšem to bývá zvykem hlavně u ručně psaných dopisů. Používá se v případech, kdy odesílatel zapomene do textu něco napsat. V emailové komunikaci je možné se kdykoliv vrátit a přidat řádky, proto se zkratka příliš nepoužívá.

Je-li email delší, členit můžete i samotnou hlavní část. Důležité věci lze zvýraznit tučným písmem.

Tip: Pokud posíláte přílohu, nezapomeňte na ni příjemce upozornit. V dlouhém vláknu by ji mohl přehlédnout. Např. "V příloze Vám zasílám slíbené dokumenty."

Tipy pro dobrou komunikaci

Nepoužívejte příliš mnoho vykřičníků, nepište velkými písmeny (nejedná-li se o názvy, zkratky nebo důležité informace). Oboje je považováno za přílišný projev emocí. (převážně těch negativních) a mohlo by být špatně vnímáno.

• Neodepisujete na email v rozčílení.
• Email je vaší vizitkou, tak dbejte na to, aby byl reprezentativní.
• Pokud reagujete na zprávu po delší době, je na místě připojit menší omluvu, zvlášť v případě, že jste zapomněli odepsat.
• Pokud reagujete po delší době, zkuste lehce připomenout předchozí komunikaci.
• Emaily vytvářejte na míru, neposílejte je několika příjemcům zaráz (nejedná-li se o interní komunikaci firmy).
• Nezapomínejte na předmět zprávy, pomůže příjemci lépe se orientovat v komunikaci.
• Nezapomínejte na podpis.