Jak napsat úřední dopis

Úřední dopis občas potřebuje napsat každý. Ať už si měníte změní smluv, rušíte jejich platnost, nebo třeba žádáte o příspěvky. Jak by měl takový dopis vypadat?

Úřední nebo formální dopis má své náležitosti, které musí být splněny. Jde především o hlavičku - jméno a adresu odesílatele i adresáta, dále předmět dopisu a nakonec podpis a datum. Už z podstaty názvu je ale jasné, že úřední dopis se od těch ostatní tak trochu liší. O tom, že je důležitý svědčí i to, že se jedná o jedno z maturitních témat při slohu.

V úředním dopisu nejde o kreativitu, ale o stručnost a věcnost. 

Formální dopis je jakýkoli dopis adresovaný osobám jako jsou úředníci (či přímo úřady), učitelé, nadřízení apod. Dále se jedná o dopisy s žádostmi, stížnostmi, reklamacemi či peticemi.

Adresa odesílatele a příjemce

Vpravo nahoře je vždy vaše adresa. Jméno a příjmení, adresa, případně kontakt na vás, tedy telefonní číslo nebo email. Pod adresu můžete uvést také datum.

Př.
Jana Nováková
Přerovská 1121/3
602 00 Brno 

Druhou náležitostí je adresa příjemce, která patří do levého rohu, nebo kousek níž pod vaši adresu. Vepište jméno společnosti, které je dopis adresován, pod to její sídlo a plnou adresu.

Účel dopisu, oslovení a obsah, přílohy

Dříve bývalo zvykem, že samotnému dopisu předcházelo "Věc: Předmět problému". V současné době se píše pouze předmět problému. Například: Žádost o příspěvek na rekondiční kurzy. Reklamace zboží z objednávky č. 123456.

Po uvedení důvodu by mělo následovat oslovení, je-li dopis adresován konkrétní osobě. Podobně jako při psaní emailu i zde platí, že byste neměli používat oslovení Dobrý den, ale Vážený/á pane/paní...

Následuje vlastní text. Stručně a jasně popište daný problém a nezapomeňte uvést veškeré údaje sloužící identifikaci problému, rozpoznání objednávky apod. Pište proto číslo domu, když žádáte o změnu zápisu, registrační značku vašeho vozu atd.

Pokud k dopisu přikládáte nějaké přílohy (např. objednávkový list, kopie úředních listů či cokoli jiného), nezapomeňte to do dopisu připsat. Kdyby se nedopatřením příloha někde ztratila, adresáta jste informovali, že vy jste všechny kroky k vyřízení žádosti splnili.

Pozdrav a podpis

Na konec žádosti nebo dopisu se sluší napsat závěrečnou formuli: Předem děkuji za brzké vyřízení, S přáním hezkého dne apod. Následuje vaše jméno, přidat můžete i vlastnoruční podpis. Nezapomeňte také dopis datovat, např.: Olomouc, 24. 1. 2022. Datum lze napsat i nahoru pod vaši adresu.

Na příklad toho, jak by mohl úřední dopis vypadat, se můžete podívat níže: